Digitalisasi Pengarsipan Mudahkan Pengawasan Internal Provinsi Jawa Timur

Surabaya, JatimUPdate.id,- Digitalisasi Pengarsipan Mudahkan Pengawasan Internal Provinsi Jawa Timur. Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur Adhy Karyono membuka Expose Hasil Pengawasan Kearsipan Internal dan Eksternal Provinsi Jawa Timur Tahun 2023, Senin (27/2).

Bertempat di Grand Ballroom Vasa Hotel Jl. Mayjen HR. Muhammad No. 31 Surabaya, kegiatan tersebut dihadiri pula oleh Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI Zita Asih Supratiwi dan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tiat S. Suwandi.

Dalam kesempatan ini, Sekdaprov Adhy mendorong OPD-OPD Provinsi Jawa Timur dan LKD (Lembaga Kearsipan Daerah) kabupaten / kota se-Jatim untuk mengembangkan sistem kearsipan berbasis digital.

"Saya mengimbau Kepala OPD maupun Kepala LKD untuk segera memperbaiki dan mengembangkan sistem kearsipan secara nasional dengan sampai ke arah digital," ujarnya usai membuka acara tersebut.

Sekdaprov Adhy mengingatkan kembali terkait pentingnya pengarsipan bagi instansi pemerintah. Pasalnya, pengarsipan bukan hanya menjadi kewajiban arsiparis semata, melainkan seluruh pegawai dan pejabat.

"Seluruh pegawai, seluruh pejabat, dan pimpinan harus _aware_ bahwa arsip itu penting. Sehingga manajemen arsip itu sudah menjadi suatu standar. Dan dengan digitalisasi bisa semakin memudahkan," ujarnya.

Di hadapan para peserta yang terdiri dari para Kepala atau Perwakilan dari 47 OPD Provinsi Jatim dan Perwakilan LKD di 38 kabupaten/kota, Sekdaprov Adhy menceritakan bagaimana sistem pengarsipan digital tersebut sudah mulai diterapkan di beberapa instansi nasional.

Dimana pada salah satu instansi kementerian RI tidak lagi ditemukan berkas-berkas fisik menumpuk di atas meja para pegawainya. Begitupun lemari-lemari arsip juga tidak lagi nampak memenuhi ruangan kerja.

“Semua arsip dan berkas telah tersimpan rapi dalam bentuk digital di i-cloud. Hal ini tidak hanya berpengaruh pada kerapian penyimpanan arsip semata, melainkan juga memudahkan bila suatu saat hendak mencari arsip-arsip lama,” jelas Adhy.

Menurutnya, untuk menerapkan sistem pengarsipan standar nasional dan secara digital, bukan pengadaan sistem teknologi yang menjadi tantangannya. Melainkan implementasi dari sistem tersebut.

"Ada beberapa faktor, mulai dari kapasitas SDM, kultur yang ada, dan satu hal lagi yang penting yakni komitmen pimpinan. Saya yakin, semua OPD dan LKD yang hari ini mendapat predikat memuaskan (A) dan sangat memuaskan (AA) telah memenuhi faktor-faktor tersebut," ujarnya.

Dalam kegiatan ini, Sekdaprov Adhy juga menyerahkan penghargaan kepada OPD dan LKD yang mendapat predikat memuaskan dan sangat memuaskan. Selain Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, terdapat 8 OPD Provinsi Jatim yang mendapat penghargaan, antara lain :

Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah, Dinas Kesehatan, dan RSUD dr. Saiful Anwar. Ketiganya mendapat predikat AA atau sangat memuaskan. Selain itu ada juga RSUD Haji, RS Jiwa Menur, RSUD Dr. Soedono, Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa, dan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Kelimanya mendapat predikat A atau memuaskan.

Sedangkan untuk instansi eksternal Pemprov Jatim, terdapat 12 LKD yang mendapat penghargaan, antara lain :

LKD Kota Surabaya, LKD Kota Batu, LKD Kota Probolinggo, LKD Kab. Lamongan, LKD Kab. Probolinggo, LKD Kab. Tuban, LKD Kab. Mojokerto, LKD Kab. Sidoarjo, LKD Kab. Gresik, LKD Kab. Nganjuk, LKD Kab. Tulungagung, dan LKD Kab. Blitar.

LKD Kota Surabaya dan Kota Batu mendapat predikat AA atau sangat memuaskan. Sedangkan lainnya mendapat predikat A atau memuaskan.

"Saya berharap tahun depan OPD dan LKD yang belum mendapat predikat memuaskan atau sangat memuaskan, bisa memperbaiki. Dan tahun depan semuanya bisa mendapat predikat memuaskan," tandasnya. (Yah)

Editor : Redaksi